La posta elettronica - La casella postale

La casella postale
Dov’è la casella postale
Come già accennato prima la casella postale risiede sulla macchina server di chi propone il servizio di mail. Fisicamente la casella di posta è uno spazio, più o meno grande, sul disco del computer che gestisce la posta; questo spazio viene generalmente chiamato mailbox.

Cosa contiene la casella postale
La Mailbox contiene i messaggi che arrivano nella casella di posta. Contiene tutti i messaggi e quindi anche tutti i loro eventuali file allegati. Ovviamente nel rispetto delle dimensioni stabilite come massime dai gestori del servizio.
Quanto mantiene i messaggi la casella postale
I tempi di permanenza della posta in mailbox sono variabili. Nel caso, per esempio di un fornitore di servizi, la casella di posta rimane attiva e mantiene i messaggi fino almeno alla scadenza del contratto con il cliente. Per servizi di mail gratuiti invece le mail possono "scadere" entro tempi ben determinati.

Scaricare i messaggi in locale o lasciarli sul server
Anche per quanto riguarda gli utenti si possono scegliere due tipi di strategie riguardo alla permanenza della posta nella Mailbox. Attraverso la configurazione del proprio client di posta elettronica si può decidere se leggere i propri messaggi e lasciarli sul server oppure scaricarli sul proprio computer in locale.
Generalmente li si lascia sul server quando non si dispone di un computer proprio e si vuole riuscire a leggere la posta da computer diversi. Invece è normale scaricarli quando si ha un proprio computer personale e si vogliono "archiviare" i messaggi sul proprio disco fisso; liberando così anche spazio nella propria Mailbox.

Manutenzione della propria casella postale
Soprattutto se si decide, per comodità o necessità, di lasciare la propria posta sul server diventa importante occuparsi periodicamente della manutenzione della propria casella postale. Ci sono alcune regole di base che possono andare bene per tutti e che permettono di evitare i più comuni errori legati alla posta elettronica. La prima cosa da tener presente è quella di eliminare o archiviare periodicamente i messaggi in modo da avere sempre dello spazio libero e non "saturare" lo spazio libero che abbiamo a disposizione. I messaggi a cui fare più attenzione sono quelli che contengono file allegati, in quanto, sono quelli che occupano parecchio spazio. Se non si vogliono cancellare i messaggi o i loro allegati si possono archiviare sul proprio computer ottenendo anche in questo caso la liberazione di prezioso spazio.

Archiviazione dei messaggi
Per Archiviazione s’intende spostare i messaggi di posta vecchi che non servono più ma che si vuole comunque conservare in modo da non sprecare spazio inutilmente e in modo da crearsi un backup in caso di problemi.
Ci sono alcune regole di base che permettono di creare degli archivi che siano strutturati in maniera organica e funzionale. Le idee di base sono quelle di ragruppare le mail per persona oppure per argomento e quindi il tutto in base alla data. Il tutto come se fosse un ipotetica struttura a directory tenendo conto che praticamente tutti i programmi di posta elettronica permettono di creare una struttura di cartelle dove archiviare i messaggi; per esempio un archivio potrebbe essere costruito così: